Torpedo privacy-verklaring/policy

Voor de goede werking van onze club en het realiseren van onze doelstellingen (de organisatie en opvolging en het promoten van de duikopleidingen en -trainingen en van de duiksport in het algemeen, en van onze clubactiveiten incl. de buitenduiken en clubreizen maar ook andere niet-duiken clubactiviteiten, en rekening houdende met onze contractuele en formele verplichtingen tegenover de koepelorganisatie NELOS en/of overheid) is het noodzakelijk dat we bepaalde persoonsgebonden gegevens van onze leden verwerven en verwerken.
We doen dit op basis van de contractuele relatie die er ontstaat als gevolg van de formele toetreding en inschrijving als lid van de club en in het kader van het gerechtvaardigd belang om onze sport en onze sportactiviteiten aan te bieden en te organiseren.

Gezien de wet van 8/12/92, gewijzigd 11/12/98, tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, maar ook de Europese AVG/GDPR-regelgeving, blijft deze informatie intern binnen de club, met uitzondering van de contractuele verplichtingen ten overstaan van de koepelorganisatie NELOS.
Deze persoonsgebonden gegevens omvatten naam en voornaam, geslacht, geboortedatum, adres, de behaalde duik- en duikgerelateerde brevetten en attesten, het attest van medische geschiktheid om de sport te mogen beoefenen en zo ook verzekerd te kunnen zijn via de verzekering waarmee de NELOS samenwerkt (ARENA). Indien het lid optimaal op de hoogte wenst te blijven van onze activiteiten is ook een geldig emailadres nodig (dit wordt ten zeerste aanbevolen) en een telefoon/gsmnummer is ook aanbevolen.

De gegevens worden bijgehouden en verwerkt en bewaard door het clubsecretariaat en de nodige voorzorgen zijn genomen opdat deze gegevens niet zomaar toegankelijk zijn (noch op papier noch in elektronische vorm) door derden zonder de gepaste redenen en een correcte authenticatie. Geen enkel gegeven wordt elektronisch opgeslagen op enige server buiten de EU.
Een voor de goede werking van de club en een goede directe communicatie tussen de leden onderling noodzakelijke beperkte subset van de verworven gegevens wordt via een paswoord-protected leden-only site toegankelijk gemaakt voor de leden en de toegangsmodaliteiten worden jaarlijks op het begin van het jaar na het afsluiten van de hernieuwingen van het lidmaatschap gewijzigd en gecommuniceerd naar de huidige leden en door het lidmaatschap van de club verplichten de leden zich ertoe die toegangsmodaliteiten niet bekend te maken aan derden. Ingeval van enige indicatie van misbruik door derden kunnen die toegangsmodaliteiten onverwijld worden gewijzigd.

Naast de bovenvermelde gegevens kunnen er ook bij de organisatie van diverse clubactiviteiten inschrijvingslijsten worden bijgehouden met de namen van de deelnemers en die lijsten worden bekendgemaakt bij de leden ten behoeve van de vlotte organisatie en opvolging van die activiteiten. Tevens kan er ook bij bepaalde activiteiten beeldmateriaal worden verzameld en gebruikt voor opleidings- en/of promotionele doeleinden, uiteraard hierbij rekening houdende met de vrijwaring van het portretrecht en eventuele andere privacy-regelgeving.

Opmerking: bepaalde contactgegevens van de ex-leden worden bewaard ten behoeve van het aankondigen van bepaalde clubactiviteiten die ook toegankelijk zijn voor ex-leden en derden in het algemeen. Indien een ex-lid verkiest niet meer gecontacteerd te worden kan dit eenvoudig gemeld worden aan leden@torpedo.be zodat deze gegevens dan worden verwijderd uit de lijst van vroegere leden.